Adjointe exécutive et personnelle - développement immobilier - horaire flexible

Notre client, une entreprise qui œuvre dans le développement immobilier, est à la recherche d'une Adjointe exécutive et personnelle pour assister ses cofondateurs. Notre client est à la recherche d'une Adjointe afin d'agir comme véritable partenaire de confiance auprès de ses deux cofondateurs. Évoluant dans un environnement entrepreneurial dynamique et en pleine croissance, cette personne jouera un rôle clé en assurant un soutien stratégique, administratif et personnel de haut niveau. Grâce à son sens de l'organisation, sa proactivité et son excellente capacité à anticiper les besoins, elle contribuera à optimiser le quotidien des dirigeants, à coordonner une multitude de priorités et à assurer le bon déroulement des opérations. Polyvalente, discrète et dotée d'un excellent jugement, elle saura évoluer avec aisance dans un rôle où les responsabilités professionnelles et personnelles se côtoient naturellement.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE EXÉCUTIVE ET PERSONNELLE SERA DE:

• Agir à titre de bras droit des deux cofondateurs en offrant un soutien exécutif et personnel de haut niveau, tout en assurant une gestion proactive de leurs priorités quotidiennes;
• Superviser et optimiser les agendas professionnels et personnels en coordonnant les rendez-vous, réunions, déplacements, événements et engagements, tout en anticipant les conflits d'horaire et les priorités d'affaires;
• Gérer les communications, filtrer les demandes, effectuer les suivis requis et assurer une circulation efficace de l'information auprès des différents intervenants internes et externes;
• Planifier et coordonner l'ensemble des déplacements d'affaires et personnels, incluant les réservations de vols, d'hôtels, de restaurants, les itinéraires détaillés ainsi que la gestion des imprévus;
• Offrir un soutien dans la gestion de diverses responsabilités personnelles des dirigeants, notamment la coordination de rendez-vous, le suivi de dossiers administratifs, les paiements, les déclarations fiscales, les demandes de services à domicile et toute autre situation nécessitant une prise en charge rapide et discrète;
• Assurer la coordination de certaines obligations familiales, notamment les suivis avec les écoles, les paiements, les inscriptions ainsi que les communications avec différents fournisseurs de services;
• Préparer les documents, présentations, rapports et autres outils nécessaires aux rencontres, en veillant à la qualité, à l'exactitude et au respect des échéanciers;
• Organiser et coordonner les réunions exécutives, incluant la logistique, la préparation des salles, la documentation, les invitations et les suivis auprès des participants;
• Participer activement à différents projets stratégiques et initiatives spéciales en assurant la coordination des intervenants, le suivi des échéanciers et la progression des livrables;
• Offrir un soutien ponctuel aux membres de l'équipe dans l'organisation de déplacements, de réservations ou de diverses demandes administratives;
• Effectuer toute autre tâche connexe contribuant à soutenir efficacement les dirigeants et à assurer le bon fonctionnement des opérations.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS

• Un minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire;
• Compétences avancées dans l'utilisation de la suite de Microsoft Office 365;
• Sens de l'organisation et excellente gestion des priorités;
• Proactivité, autonomie et capacité d'anticipation;
• Discrétion, professionnalisme et jugement irréprochable;
• Excellentes habiletés de communication en français et en anglais;
• Capacité à évoluer avec agilité dans un environnement entrepreneurial dynamique.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ

• Salaire compétitif;
• Assurances collectives;
• 4 semaines de vacances.